Assinatura digital: O que é, como usar e suas vantagens

A assinatura digital se tornou uma ferramenta indispensável para profissionais do setor jurídico e empresas que buscam segurança, agilidade e validação legal em documentos eletrônicos. Regulamentada pela Lei nº 14.063/2020 e pelo Decreto nº 10.543/2020, ela confere aos documentos digitais a mesma validade jurídica que os físicos.

Softwares jurídicos integrados à assinatura digital permitem gerenciar contratos e realizar peticionamentos eletrônicos de forma eficiente, eliminando a burocracia e acelerando processos internos.

Essa tecnologia é essencial para escritórios e departamentos jurídicos que desejam eficiência, conformidade e mais praticidade em suas operações diárias.

Neste artigo, exploramos o que é a assinatura digital, suas funções, aplicações e benefícios, destacando como essa ferramenta pode transformar a rotina de trabalho de advogados e empresas.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma chave virtual privada vinculada a um certificado digital, garantindo identidade e legalidade nos documentos eletrônicos. Para advogados, pode ser integrada diretamente às carteiras da OAB, que possuem chip eletrônico destinado a esse uso.

Apesar de parecer frágil, a assinatura digital é altamente segura graças à criptografia, que protege os documentos com códigos exclusivos, garantindo que apenas o titular possa utilizá-la.

O certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), associa o usuário a uma chave criptográfica, confirmando a identidade e assegurando a autenticidade do documento.

• Protege a integridade do documento
• Garante a identificação do signatário
• Confere validade jurídica equivalente à assinatura manual

Tipos de assinatura digital

Existem três principais categorias de assinatura digital, cada uma com características específicas e diferentes níveis de segurança:

1. Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é baseada em informações básicas do usuário, como preenchimento de formulários online, endereço de IP ou geolocalização.

• Possui menor segurança
• Validade jurídica depende do consentimento das partes
• Indicada para situações de baixo risco, como confirmações de agendamento ou aceites rápidos

2. Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada utiliza métodos de autenticação mais robustos, como biometria, token ou PIN exclusivo.

• Realiza criptografia do documento
• Permite identificar alterações feitas após a assinatura
• Recomendada para contratos, transações financeiras e documentos que exigem maior proteção

3. Assinatura eletrônica qualificada (assinatura digital ICP-Brasil)

A assinatura qualificada é realizada com certificado digital emitido por autoridades credenciadas pela ICP-Brasil.

• Utiliza chaves criptográficas assimétricas
• Comprova a identidade do signatário e a integridade do documento
• Equivale à assinatura manuscrita com reconhecimento de firma
• Ideal para documentos jurídicos, fiscais e registros oficiais

Para que serve a assinatura digital?

A assinatura digital substitui a assinatura em papel, conferindo validade legal a documentos eletrônicos. Ela é utilizada para:

• Autenticar declarações fiscais, como a do Imposto de Renda
• Acessar serviços públicos, como E-Cac e E-Social
• Realizar cadastros em órgãos nacionais, como INPI e CNES

Além disso, ela aumenta a segurança e confiabilidade nos processos eletrônicos, tornando o gerenciamento de documentos mais ágil e organizado.

Em quais documentos é possível usar a assinatura digital?

Advogados e empresas podem utilizar a assinatura digital em diversos tipos de documentos:

• Contratos eletrônicos, incluindo integrações com softwares jurídicos
• Petições e documentos de processos judiciais
• Procurações em formato digital
• Atas e documentos societários, como contratos sociais e assembleias

Se o documento puder ser criado em meio eletrônico, é possível assiná-lo digitalmente, desde que o usuário possua certificação válida.

Como funciona uma assinatura digital?

O processo começa com um certificado digital e uma chave privada exclusiva do usuário. A Autoridade Certificadora (AC) autentica o certificado, funcionando como uma entidade confiável que garante a segurança e a validação jurídica do documento.

Para obter uma assinatura digital, é necessário solicitar a chave privada a uma AC autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Assinatura digital x assinatura eletrônica

Embora a assinatura digital seja uma forma de assinatura eletrônica, nem toda assinatura eletrônica exige certificado digital. A assinatura eletrônica pode ocorrer via:

• Login/senha
• Biometria
• Código enviado por e-mail ou SMS
• Geolocalização e IP

A assinatura digital, por outro lado, utiliza criptografia e certificado digital, garantindo identidade, integridade e validade jurídica do documento.

A importância da assinatura digital no meio jurídico

Para advogados, a assinatura digital elimina deslocamentos para assinar documentos, protocolar petições ou consultar processos, permitindo que tudo seja feito digitalmente.

Além disso, traz benefícios como:

• Redução de custos com papel, impressão e envio de documentos
• Organização e monitoramento de prazos
• Armazenamento seguro e acessível de documentos
• Desburocratização de processos e otimização da rotina

O uso de sistemas de gestão de processos integrados à assinatura digital, como o Projuris Empresas, potencializa ainda mais a eficiência e o controle do trabalho jurídico.

Vantagens de ter uma assinatura digital

A adoção da assinatura digital traz diversas vantagens, principalmente em escritórios e departamentos jurídicos:

✅ Otimização de processos: documentos localizados, assinados e gerenciados em uma única plataforma

✅ Segurança: proteção por criptografia e autenticação da identidade do signatário

✅ Redução de custos: elimina reconhecimento de firma, impressão, envio e armazenamento físico

✅ Sustentabilidade: diminuição do consumo de papel e materiais de escritório

✅ Praticidade: assinatura realizada de qualquer dispositivo com internet, eliminando deslocamentos

Como fazer uma assinatura digital?

No Brasil, existem métodos oficiais e privados que permitem criar assinaturas digitais de forma segura e prática. Conhecer o passo a passo correto é fundamental para evitar erros que possam invalidar o documento.

Para realizar uma assinatura digital no Brasil, é necessário seguir algumas etapas básicas:

1. Conta gov.br validada: é necessário possuir uma conta no portal gov.br com validação no nível prata ou ouro. Caso não tenha, crie e valide sua conta.
2. Acesso ao Portal de Assinatura Eletrônica: entre com seu login e senha no portal do gov.br destinado à assinatura digital.
3. Upload do documento: envie o arquivo que deseja assinar. Os formatos aceitos incluem DOC, DOCX, ODT, JPG e PNG, com tamanho de até 100 MB.
4. Escolha do local da assinatura: selecione a posição exata no documento em que deseja inserir a assinatura digital.
5. Autorização da assinatura: clique em “Assinar digitalmente”. Um código de autorização será enviado ao seu celular pelo app gov.br para confirmar a operação.
6. Download do documento assinado: após confirmar, baixe o arquivo assinado digitalmente. Evite imprimir e assinar fisicamente, pois isso anula a validade digital.
7. Validação da assinatura: para confirmar a autenticidade, utilize o site ou o aplicativo Validar do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

Este processo utiliza o padrão ICP-Brasil, garantindo que o documento assinado tenha validade jurídica, esteja protegido contra alterações e confirme a identidade do signatário.

Alternativas privadas para assinatura digital

Além do gov.br, é possível utilizar plataformas privadas que oferecem recursos avançados para assinatura digital:

✔ DocuSign: Uma plataforma global reconhecida para assinatura eletrônica e digital, com foco em segurança, facilidade de uso e integração com sistemas corporativos. Permite enviar documentos e coletar assinaturas com múltiplos métodos de autenticação, tornando o processo ágil e confiável.

✔ ZapSign: Plataforma prática que permite assinar documentos com validade jurídica. Suporta autenticação por SMS, e-mail e reconhecimento facial, além de certificados ICP-Brasil. Possui plano gratuito e é otimizada para uso via dispositivos móveis, facilitando assinaturas remotas.

✔ NeoSigner (Serpro): Solução online voltada para órgãos públicos e empresas privadas. Permite assinar documentos remotamente com certificados digitais ICP-Brasil ou X509, suportando assinaturas simples, múltiplas e contra-assinaturas. Possui criptografia avançada e trilha de auditoria para controle completo das transações.

✔ Certisign Portal de Assinaturas: Plataforma robusta para empresas que precisam gerenciar acessos, permissões e documentos de forma segura. Suporta múltiplos formatos de arquivos, armazenamento em nuvem por até cinco anos e garante validade jurídica nas assinaturas realizadas.

✔ D4Sign: Plataforma popular no Brasil com mais de 500 mil clientes. Oferece assinatura digital com criptografia, ICP-Brasil e recursos de autenticação variados, como PIX, WhatsApp, SMS, selfie e vídeo-selfie. Permite armazenamento ilimitado e funcionalidades para automação e gestão de contratos.

✔ Clicksign: Focada na agilidade e automação de processos, facilita a assinatura digital de contratos e documentos corporativos, eliminando a necessidade de papel e otimizando o fluxo documental.

Essas ferramentas são indicadas para empresas e profissionais que precisam coletar assinaturas de forma remota e segura, garantindo rapidez e organização no fluxo de documentos.

Conclusão

A assinatura digital não é apenas uma tecnologia moderna, mas uma necessidade para o setor jurídico e empresas que lidam com documentos eletrônicos. Ela oferece segurança, praticidade, validação jurídica e eficiência, transformando a rotina de trabalho e otimizando processos.

Ao adotar essa ferramenta, escritórios e departamentos jurídicos não apenas economizam tempo e recursos, mas também aumentam a credibilidade e a sustentabilidade de suas operações.

Perguntas Frequentes

Qual a diferença entre assinatura digital, eletrônica e digitalizada?

• A assinatura digital utiliza certificado digital e criptografia, garantindo alta segurança e validade jurídica.
• A assinatura eletrônica é mais ampla, incluindo senhas, biometria ou outros meios digitais de assinatura.
• A assinatura digitalizada é apenas a imagem da assinatura manuscrita, sem valor legal.

Como funciona o processo de assinatura digital?

O processo usa criptografia de chave dupla: a chave privada assina o documento, gerando um código verificado pela chave pública. Alterações no documento após a assinatura invalidam automaticamente a assinatura.

Onde a assinatura digital pode ser usada?

Pode ser aplicada em contratos, transações bancárias, compra e venda, planos de saúde, notificações jurídicas e outros documentos eletrônicos que exijam segurança e validade jurídica.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Sim. Quando no padrão ICP-Brasil, a assinatura digital é válida juridicamente no Brasil, garantindo a autoria e integridade dos documentos.

Quem emite os certificados digitais usados na assinatura digital?

São emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), responsável pela ICP-Brasil.

Qual tipo de certificado digital pode ser usado para assinatura digital?

O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, emitida por uma autoridade confiável, enquanto a assinatura digital utiliza esse certificado para garantir autenticidade, integridade e autoria de documentos eletrônicos. Em resumo, o certificado confirma quem assina e a assinatura valida o documento.

Quais são os tipos de certificado digital mais comuns?

No Brasil, os certificados mais usados para assinatura digital, dentro da infraestrutura da ICP-Brasil, são:

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• Certificado A1: arquivo armazenado no computador, validade de 1 ano, permite maior mobilidade.
• Certificado A3: armazenado em token ou smartcard, validade de 1 a 3 anos, oferece segurança física e controle do usuário.
• e-CPF / e-CNPJ: modelos específicos para pessoas físicas (e-CPF) ou jurídicas (e-CNPJ), utilizados em documentos fiscais, contratos e processos judiciais.

Todos são emitidos por autoridades certificadoras credenciadas e têm validade jurídica reconhecida.

Qual a diferença entre certificado digital e assinatura digital?

• Certificado digital: documento eletrônico que comprova a identidade do titular, funcionando como um RG virtual.
• Assinatura digital: mecanismo criptográfico que usa a chave privada do certificado para validar a autenticidade e integridade de um documento.

Sem o certificado, não é possível assinar digitalmente. O certificado garante a identidade do signatário, e a assinatura digital comprova a autoria e integridade do documento, oferecendo segurança e validade jurídica.